实验室工作档案是实验室建设与发展的真实记载，是实验室工作的重要组成部分。档案材料的充实、完整为实验室管理工作的科学化和手段的现代化创造了条件。实验室工作档案管理应以优化实验室档案为基础，实现实验室管理工作科学化为目标。为了加强实验室档案管理，及时、客观、准确的收集、整理和运用实验室基本信息资源，以便为上级决策提供科学依据，更好地为教学科研服务，根据《高等学校档案管理办法》[中华人民共和国教育部第27号令]和我院关于档案管理工作的有关规定，特制订本制度。  

一、实验室工作档案管理要求

（一）全院各级各类实验中心（室）及有关单位，均须将日常工作中形成的有关实验室工作的有保存价值的文件材料收集归档。

（二）实验中心（室）主任及主管部门要重视实验室档案管理工作，应安排专人负责资料的收集、整理、汇编及存档工作。

（三）实验中心（室）工作档案必须保持其真实性、规范性、完整性和连续性，要在实验中心（室）建立之日起开始建档，逐年积累，严加管理。

（四）承担档案管理工作的人员要认真负责，及时收集，定期整理。严格档案借阅手续，管理人员因工作变动时，要及时办理移交手续。

（五）实验中心（室）主任及主管部门要切实加强对档案的管理及监督检查，各实验中心（室）对需要上报的档案，须经系部主任审核并加盖公章后逐级上报。

二、实验室工作档案范围及内容

(一)实验中心（室）建设与管理

1．上级主管部门下发的实验中心（室）建设与管理文件及各项规章制度。

2．实验中心（室）建立的论证申报材料、学院批文。

3．重点实验中心（室）建设的文件材料。

4．实验中心（室）建设规划、年度计划，实验室工作检查评比活动的文件材料(包括：评比通知、办法及先进事迹和获奖证书等)，工作简报，工作总结。

5．实验中心（室）各种统计报表。

6．实验中心（室）各类规章制度的执行记录(包括实验记录、仪器设备使用记录、安全检查记录、危险品使用记录、仪器损坏丢失赔偿记录、事故处理记录等)。

7．人员考核记录：包括实验中心（室）工作人员的平时考勤记录、年终考核记录。

8．工作日志：主要是指实验人员的日常工作量情况，如：实验人员的上课情况，仪器设备的维修、保养，实验室卫生，实验报告的批改等。

(二) 机构与人员管理类

1．实验中心（室）机构设置及实验室主任任免材料。

2．历届实验中心（室）主任、实验室各类人员基本情况(包括姓名、性别、出生年月、学历、专业、职务职称、人员分工、岗位职责、培训计划、实施记录、考核办法、考核材料、奖励记录等)。

3．对本学期首次开出的新实验，指导教师应有试作记录，首次上岗指导学生实验的教师应有试讲记录，每学期归档一次。

(三) 实验、实训教学与科技活动类

1．实验中心（室）教学过程中的各种文件和资料(包括教学大纲、教学计划、实验教材、实验指导书、实验课表、实验记录、实验项目卡片、实验（训）课考试或考核办法、实验课程安排表、各类学生上课情况、具有代表性的典型实验、实训报告、实验成绩记录、实验项目开出情况等)。

2．学生第二课堂的建立与组织，参与人员情况及成果报告、开放性实验室使用情况等文件材料。

3．实验中心（室）科技活动的文件材料(包括科研或实验技术开发、设备自制及改造革新的计划、设计、图纸、总结、鉴定、成果报告、获奖证书、论文、专著等)。

(四) 仪器设备管理类

1．上级主管部门有关仪器设备管理工作的政策和法规，学院主管部门有关仪器设备管理的规章制度，实验中心（室）制订的仪器设备操作规程等。

2．仪器设备计划管理(包括申购计划，调研、论证报告，立项批示，实施进度，工作总结等)。

3．仪器设备账物管理(包括固定资产账，低值耐用品账，借还记录，危险品领用记录，设备报废单，设备损坏、丢失处理单，赔款凭证，设备移交清册等)。

4．仪器设备技术资料(包括仪器设备的使用操作说明书及全套随机材料)。

5．进口仪器设备过程中有关的技术商务文件(包括技术协议，设备配置清单，外贸合同，免税申请报告，设备保修单，设备安装与使用说明书、维修手册，设备验收报告等)。

6．仪器设备使用管理(包括大型仪器设备管理人员名单，大型仪器设备操作规程，仪器设备使用记录，维护保养、故障检修记录，重大事故的调查分析及处理记录，技术改造和开发过程中形成的技术文件材料等)。

7．学院有关仪器设备业务工作的综合性统计材料。

三、文件材料收集、管理办法

（一）实验中心（室）建设与管理类文件、机构与人员管理类文件、实验教学与科技活动类文件及仪器设备管理类文件，均应按照原国家教委《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关要求进行分类、编目，由实验室统一归档管理。

（二）大型精密贵重仪器设备，其说明书及随机文件材料，由学院档案室负责监督、指导仪器设备管理人员对其进行整理编目、上架排列，并编制案卷目录一式两份，一份移交学院档案室保存，一份留实验中心（室）备查。

（三）一般仪器设备文件材料，由各实验中心（室）自行妥善保管。

（四）移交学院档案室的文件材料，其保管期限由学院档案室按照教育部和学院的有关规定确定，保存在各实验中心（室）的大型仪器设备说明书及全套随机文件材料复印件与设备共存，设备报废后由学院档案室及有关部门共同进行鉴定、销毁；各实验室自己保管的其它文件材料根据其重要程度和价值大小确定保管期限，重要的定为长期保管(50年)，一般的定为短期保管(1 5年)，对于部分不满15年而早已不具备保存价值的短期材料，可报请上级主管部门批准，鉴定后提前销毁，一般仪器设备说明书及随机文件材料与设备共存。

（五）各实验中心（室）档案管理人员必须有高度的责任心，注意文件材料的收集、整理，并按规定到学院档案室办理移交、借阅手续；在提供档案资料时必须严格执行借阅制度，严格进行借阅登记。对借阅的档案，借阅者不得污损、拆页，保证档案的完整安全。

四、本制度由设备处负责解释

五、本制度自颁布之日起执行    

 

二〇〇八年十一月十一日